Ti è mai capitato di trovarti nel mezzo di una riunione o di una conversazione sentendoti completamente frainteso?

Oppure di aver dato istruzioni chiare al tuo team e scoprire che hanno fatto esattamente il contrario, o hanno tralasciato punti fondamentali, costringendoti a inviare email di chiarimento o organizzare ulteriori riunioni per correggere il risultato?

Se ti riconosci in queste situazioni, non sei l’unico.

Cos’è la comunicazione?

Prima di approfondire perché la comunicazione è così importante nel contesto lavorativo, è utile partire da una definizione.

Secondo Merriam-Webster, la comunicazione è il processo attraverso il quale le informazioni vengono scambiate tra individui tramite un sistema comune di simboli, segni o comportamenti.

Sembra semplice, vero? Comunichiamo ogni giorno, spesso con decine di persone. Quindi qual è il problema?

Il problema? Diamo troppe cose per scontate

La comunicazione è un processo complesso e spesso la diamo per scontata.

Una delle prime lezioni che ho imparato studiando Comunicazione, Media e Giornalismo è stata: “Non dare mai nulla per scontato.”

Non bisogna aspettarsi che gli altri capiscano immediatamente ciò che stiamo pensando o cercando di dire, solo perché lo abbiamo detto.

Questa regola non si è rivelata fondamentale solo nel mio lavoro nel giornalismo e nel marketing, ma è diventata una competenza essenziale in molti aspetti della vita.

Il processo della comunicazione

Per comprendere davvero come funziona la comunicazione, possiamo scomporla in alcuni elementi chiave.

Mittente: codifica il messaggio, definisce l’intento e lo invia attraverso un determinato canale.

Canale: può essere qualsiasi mezzo di comunicazione, ad esempio:

• una telefonata

• un’email

• un messaggio

• una conversazione faccia a faccia

• un post-it

• (O perché no, persino un piccione viaggiatore o un messaggio in bottiglia!)

Destinatario: decodifica il messaggio in base al proprio contesto, alle proprie esperienze e alla propria interpretazione, e fornisce un feedback.

Rumore: il cosiddetto noise è qualsiasi elemento che interferisce con il messaggio, come:

• connessione internet instabile

• distrazioni ambientali

• mancanza di chiarezza

• supposizioni o interpretazioni errate

Nel momento in cui premiamo “invio”, il messaggio inizia un percorso attraverso filtri interpretativi, esperienze personali e supposizioni che possono modificarne il significato.

La fretta di rispondere:

Immaginiamo questa situazione.

Josh invia un’email a Mandy con un oggetto molto chiaro che specifica progetto, città e data. Nel messaggio scrive anche:

• “Per favore leggi attentamente.”

Mandy risponde subito:

• “Quel progetto è già stato completato.”

Josh replica:

• “Come indicato nell’oggetto, si tratta di un progetto per la città X. Per favore leggi l’email completa.”

Mandy si scusa per il malinteso.

Si tratta di un caso molto comune, leggiamo o ascoltiamo solo per rispondere, non per comprendere davvero e questo succede ogni giorno.

Il risultato?

• ritardi nei progetti

• errori operativi

• tensioni o incomprensioni tra colleghi

La buona notizia è che possiamo evitare queste situazioni diventando più consapevoli del modo in cui comunichiamo e lavorando attivamente per migliorare le nostre competenze comunicative.

Se sei arrivato fin qui, probabilmente sei interessato a sviluppare strumenti semplici per costruire relazioni professionali più sane ed efficaci.