La comunicazione non è solo ciò che dici, ma ciò che viene compreso... ecco come migliorarla nel tuo team.

Ti è mai capitato di trovarti nel mezzo di una riunione o di una conversazione sentendoti completamente frainteso?

Oppure di aver dato istruzioni chiare al tuo team, per poi scoprire che hanno fatto esattamente il contrario, o che hanno perso punti fondamentali, costringendoti a inviare email di follow-up o a organizzare ulteriori meeting per correggere il risultato?

Se ti riconosci in queste situazioni, sappi che non sei solo.

Prima di approfondire perché la comunicazione è così fondamentale nel contesto lavorativo, fermiamoci un attimo a definirla. Secondo il Merriam-Webster, la comunicazione è “il processo attraverso il quale le informazioni vengono scambiate tra individui tramite un sistema condiviso di simboli, segni o comportamenti.”

Sembra semplice, vero? Comunichiamo ogni giorno, spesso con decine di persone… quindi dov’è il problema?

La comunicazione è un processo complesso, e spesso la trattiamo con superficialità.

Una delle prime lezioni che ho imparato studiando Comunicazione, Media e Giornalismo è stata: “Non dare mai nulla per scontato.”

Non aspettarti che gli altri comprendano immediatamente ciò che stai pensando o cercando di dire, solo perché lo hai espresso.

Questa regola non si applicava solo al giornalismo o al marketing: è diventata rapidamente una delle competenze più importanti in ogni ambito della vita.

Il processo della comunicazione, molto più delle parole

Per comprendere davvero come funziona la comunicazione, possiamo scomporla in alcuni elementi chiave.

Mittente: codifica il messaggio, definisce l’intento e lo invia attraverso un determinato canale.

Canale: può essere qualsiasi mezzo di comunicazione, ad esempio

• una telefonata

• un’email

• un messaggio

• una conversazione faccia a faccia

• un post-it

• (O perché no, persino un piccione viaggiatore o un messaggio in bottiglia!)

Destinatario: decodifica il messaggio in base al proprio contesto, alle proprie esperienze e alla propria interpretazione, e fornisce un feedback.

Rumore: il cosiddetto noise è qualsiasi elemento che interferisce con il messaggio, come

• connessione internet instabile

• distrazioni ambientali

• mancanza di chiarezza

• supposizioni o interpretazioni errate

Nel momento in cui premiamo “invio”, il messaggio inizia un percorso attraverso filtri interpretativi, esperienze personali e supposizioni che possono modificarne il significato.

Scenario comune, la fretta di rispondere

Immaginiamo questa situazione.

Josh invia un’email a Mandy con un oggetto molto chiaro che specifica progetto, città e data. Nel messaggio scrive anche:

• “Per favore leggi attentamente.”

Mandy risponde subito:

• “Quel progetto è già stato completato.”

Josh replica:

• “Come indicato nell’oggetto, si tratta di un progetto per la città X. Per favore leggi l’email completa.”

Mandy si scusa per il malinteso.

Si tratta di un caso molto comune, leggiamo o ascoltiamo per rispondere, non per comprendere davvero e questo succede ogni giorno.

Il risultato?

• ritardi nei progetti

• errori operativi

• tensioni o incomprensioni tra colleghi

La buona notizia è che possiamo evitare queste situazioni diventando più consapevoli del modo in cui comunichiamo e lavorando attivamente per migliorare le nostre competenze comunicative.

Se sei arrivato fin qui, probabilmente sei interessato a sviluppare strumenti semplici per costruire relazioni professionali più sane ed efficaci.

Ecco 5 consigli per migliorare la comunicazione sul lavoro

Perché migliorare la comunicazione è fondamentale

Migliorare le proprie competenze comunicative non aiuta solo evitare malintesi. Una comunicazione efficace aiuta a:

• ridurre lo stress nel team

• migliorare la collaborazione

• aumentare l’efficienza operativa

• costruire fiducia all’interno dell’organizzazione

Per leader e manager, in particolare, esiste la responsabilità di garantire che la comunicazione in azienda sia chiara, rispettosa e inclusiva.

Qual è stata la tua esperienza?

Lavori attivamente per migliorare le tue competenze comunicative?

Ti è mai capitato di affrontare difficoltà sul lavoro a causa di malintesi o comunicazioni poco chiare?

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